本讲目标:

  • 关闭文档

  • 掌握文档的创建

  • 掌握保存文档的方法,以及加密保存的实现

  • 掌握打开文档的方法,以及文档的打开方式

  • 掌握插入文档的方法,了解以不同方式插入文档的区别

配套视频:

  • 2-3文档插入的方式详解

  • 2-1利用模板快速制作书法字贴

  • 2-2后缀名的作用

上一讲中我们学会了WORD 2010工作界面中各部分的名称及相关设置,今天我们要带大家一起来了解文档的基本操作。

今天的内容虽然很简单,但是很重要哦~~~

一、 创建文档

创建文档有两种方法:

◎ CTRL+N

◎ 文件→新建

图2-1

操作看看,比较一下这两种方法有什么区别呢?

第一种方法更简单、更快捷,但是只能创建空白文档

第二种方法要稍麻烦点,但是可以创建有内容的文档哦~~~~~只要单击“可用模板”下方的“样本模板”,就可以利用现成的各类模板新建文件!(只要安装了OFFICE这里的模板都可以使用哦~~~~)

图2-2

(偷偷告诉你,用这种方法还可以自己做文档模板哟~~~~)

对于模板的创建和应用,我们将会在后面的模板和样式一讲中介绍。

如果模板不够用,没有你想要的,怎么办?看它——Office.com模板!

图2-3

这是OFFICE的在线模板,但是必须连接网络才可以下载使用。(上网真是好处多多啊~~~~)

利用模板创建文件的具体操作,详见视频:利用模板快速制作书法字贴。


文档制作完成之后,我们当然需要对文档进行保存,不然不就做无用功了吗?那么,如何保存一个文档呢?

二、文档的保存

1.文档的常规保存

不多说,很多方法都可以实现,你只要挑一种你喜欢的方法就可以了!

◎ 文件→保存

◎ 快捷键:CTRL+S

◎ 单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮

图2-4

执行以上任意一种操作,都会出现一个对话框,如下图所示。

图2-5

这里有几个关键操作:

1、选择保存的位置。

2、给你的文件取个名字。

从Word 2007版本开始,Word文档的保存类型(也就是后缀名)默认为DOCX。好多小伙伴不禁会问——这是咩东西?……我刚接触电脑的时候,这个问题也困扰了我很久!我只能说,一言难尽啊!看视频吧,看了视频你就明白了。


2.文档加密保存

如果我们的文档里有一些小秘密,不想被别人看了去,怎么办?接下来,我们一起来学习为文档设置密码,以此来保护我们的隐私!

方法其实很简单,在保存对话框中单击“工具”按钮,选择“常规选项”(如图2-6)。

图2-6

在打开的对话框中就可以设置密码了,可以设置打开权限密码和修改权限密码两种密码哦,请大家试一下,两者有什么不同。

图2-7

另外,执行“文件—信息—权限—用密码进行加密”命令也可以设置密码,如下图。

图2-8

但这种方法只能设置打开权限密码,不能设置修改权限密码。

3.救急的自动保存

解决了保存文档和保护文档的问题,接下来我们对文件保存还有什么需要呢?

不知道大家有没有遇到过一个非常让人抓狂的问题:辛辛苦苦做的文件,因为突然断电,或者死机,没保存,怎么办?

别急,Word还有一个“自动保存”的功能,专治各种“衰”症,嘿嘿……

1)开启自动保存设置

执行“文件—选项—保存”,设置“保存自动恢复信息时间间隔”(如下图)。

图2-9

您可以根据自己的需要来设置自动保存的时间间隔,默认每隔10分钟将自动保存文档一次,最多可以120分钟保存一次哦~~~~

设置完成后,只等意外发生了~~~~

哈哈,并不是我们需要意外发生,而是真出现意外了怎么办呢?

2)意外后的文档恢复

出现意外状态时不要急,启动Word,这时候工作区左侧会出现一个“文档恢复”的窗格,如下图所示。在窗格中显示了电脑死机前Word自动保存的文档。

图2-10

要恢复哪个文件,只需要单击一下就行了。

简单吧?!

3)意外后的文件终极恢复方案

但是,如果启动Word后,没有出现“文档恢复”窗格,怎么办?也不用急,我们还有终极解决方案!

各位亲亲注意到没有,在我们刚才设置自动保存的对话框中有一个“自动恢复文件位置”?这个位置就是自动保存的文件的地址,如图所示。

图2-11

你只要打开相应的地址,就可以看到用于自动恢复的文件,如下图所示。

图2-12

这里面的ASD后缀文件就是自动保存用于恢复的文件。接下来很简单,你只要把文件的扩展名ASD通过重命名操作变成Word文件的扩展名DOCX就可以打开了。

有关扩展名的相关操作,前面视频“2-2后缀名的作用”中讲过,在这里就不再赘述了。

4.不得不说的文件另存为

说完保存,不得不说的另一个重要的知识点就是“另存为”。细心的小伙伴一定发现了,对于一个已经保存过的文档,再执行“保存”操作,就不出现对话框了。那么,问题来了——如果我们要为文档换个名字,或者把文档换个位置再保存一次,特别是要把文档保存成其他的类型(比如说TXT格式),怎么办?

呵呵……这些都可以通过另存为操作来实现!

有两种方法可以实现另存为:

◎文件→另存为

◎按F12键

每次执行“另存为”命令都会打开对话框,在对话框中可以更改保存的位置、保存的文件名以及保存类型,如下图。

图2-13

 

到这里,文档的保存操作就彻底介绍完了,接下来就该说说如何打开一个保存的Word文档。好些亲们一定会说:

“切,打开有什么好说的?”

“直接双击文档就可以打开了啊!”

不错,不错!但是这种常规的打开文档的方法,不能选择文档的打开方式,有时就无法满足你的需要哦,譬如:

◎ 如何避免打开后原文档不会被修改呢?

◎ 正常打开提示文档受损出错,怎么打开呢?

◎ 如果怀疑文件感染病毒了但又需要打开,怎么办?

这个时候文档的“打开方式”就该露脸,出来压场了。

那么文档的“打开方式”是什么东东?

呵呵……咱们耐住性子,慢慢地来学习吧!

三、 打开文档

用下面的两种方式打开文档,将弹出打开对话框。在这个打开对话框中隐藏着打开方式。

◎文件→打开

◎ 快捷键:CTRL+O

图2-14

选择文件所在的位置,并选择要打开的文件,单击“打开”按钮右侧的下拉箭头,可以从弹出的下拉菜单中选择文档的打开方式哦~~~~~如下图所示。

图2-15

1.避免原文档被改动的打开方式

对已经确认为最后版本的文档,也就是已经通过审核定稿的文档,它们不能改动。那么怎么防止阅读中因为误操作而改动了文档呢?下面的两个打开方式可以做到这点。

◎ 以只读方式打开:对文档所做的修改无法保存在原文档中。

以副本方式打开:打开文档的时候将创建文档副本,用户所有的操作都在副本中进行,不会影响原文档。

2. 打开受损的文档

如果按常规操作双击无法打开文档,说明文档很可能已损坏。这个时候使用下面的打开方式或许可以帮助我们打开文档。

打开并修复:以修复的方式打开受损的文档。

但是往往无法保证能修复文档中的所有内容,因此只有在利用自动保存的ASD文档无法恢复文档的时候采用此种方法——毕竟还可以帮我们恢复一部分。

3.打开怀疑携带恶意代码的文档

网络发达,也给我们造成了危险,我们很难确定从网络上获得的文件是否安全。

“打开这个Word文件会不会有危险哦?”

当有这个疑惑时,不用害怕,我们可以用下面的打开方式打开文件,既可以避免感染病毒,又可以查看文件。

在受保护的视图中打开:将在一个虚拟的空间中打开文件,可防止文件中的恶意代码感染主机。

以这种方式打开文档,如果我们确认文档是安全的,就可以单击“启用编辑”对文档进行正常编辑。

看,以上这些操作,用普通的双击打开无法实现吧?嘿嘿……试一下吧。

 

接下来再说点什么呢?

我们来说说如何请别的文档来我们家做客吧。呵呵……也就是在当前文档中使用其他已经做好的文档。

四、插入文档

执行:插入—对象—文件中的文字…(如图)。

图2-16

执行命令后,将弹出如下图所示的对话框。

图2-17

从上图中我们不难看出插入文件的方式有两种,那么这两者有什么不同呢?

插入:这种操作效果就好象复制粘贴文档到当前文档中一样。

插入为链接:这种方式比较有意思,当原文档发生变化时,以此方式插入的文档也会发生相同的变化哦~~~~(在这里F9键将发挥它神奇的功能!)

具体操作见视频:文档插入的方式详解。


五、关闭文档

这个应该不用我多说了吧?点标题栏右侧的“×”就可以了!

图2-18

值得注意的有两点:

(1)我们除了上面说的方法之外,我们还常用快捷键来实现文档的关闭:

◎ ALT+F4(关闭文档并退出WORD程序)

◎ CTRL+F4或CTRL+W(只关闭文档,但不退出WORD程序)

这些方法的操作效果可不一样哦!试一下吧?

(2)关闭文档的时候如果没有改动过文档,那么直接就可以关闭了。如果文档被改动过,将弹出提示保存的对话框,如下图。

图2-19

保存:表示保存更改并关闭。

不保存:表示不保存更改,直接关闭。

取消:取消关闭操作。

所以操作的时候千万要注意啊~~~~

 

本讲主要介绍了在Word 2010中文档的各种基本操作(新建、保存、打开、插入、关闭),这些虽说是最基本的知识点,但是也请各位亲认真操作,仔细体会里面的细节,毕竟“万丈高楼平地起”,现在打好基础,方便以后我们能够更深入地学习更多知识,您说对吧?

课后练习:

课后思考题:

END -

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